Voorbeeld teksten AVG en GDPR nieuwe toestemming nieuwsbrief

Op 25 mei zal de nieuwe AVG (Algemene verordening gegevensbescherming) / GDPR (General Data Protection Regulation) van toepassing zijn. Een belangrijke aanpassing is de wijze van vastleggen van de toestemming voor het sturen van nieuwsbrieven / bijhouden van mailinglijsten:

• toestemming mag niet standaard aangevinkt staan, actieve handeling is nodig,
• alleen registreren van noodzakelijke gegevens (voor een mailinglijst is dit meestal alleen een e-mailadres en eventueel een voornaam, adresgegevens zijn bijvoorbeeld voor een digitale nieuwsbrief niet noodzakelijk)
• duidelijk in begrijpelijke taal aangeven staan wat abonnees zullen ontvangen,
• in welke frequentie zal een abonnee berichten gaan ontvangen,
• wanneer is akkoord gegeven,
• en de mogelijkheid om toestemming weer in te trekken (dit was al verplicht onder de telecomwet)

Een e-mailadres is een persoonsgegeven en valt om die reden onder de AVG / GDPR. LET OP: dit is niet van toepassing op bestaande klanten, deze mag je zonder explicite toestemming informeren over jouw diensten / producten. Voor het opslaan van het e-mailadres moet je op de juiste wijze toestemming registeren. In de meeste gevallen is de bestaande toestemming / aanmelding / consent op de nieuwsbrief niet conform de regels van AVG. Het is daarom raadzaam om de bestaande mailinglijst opnieuw om toestemming te vragen. Wanneer de oude en bestaande aanmeldingen (opt-in) al conform de eisen van de AVG te bewijzen zijn dan is het op opnieuw toestemming vragen niet nodig. Veel bedrijven maken zich, terecht denk ik, zorgen om het feit dat van de bestaande mailinglijst veel mensen niet opnieuw toestemming zullen geven. Maar je houdt natuurlijk wel abonnees over die echt interesse hebben in jouw nieuwsbrief. Dus zie het ook als een tussentijdse opschoonactie.

Voorbeeld mailings

Veel bedrijven / ondernemers sturen een mailing met daarin de uitleg dat zij aanpassingen doorvoeren vanwege de AVG / GDPR en dat ze om die reden opnieuw toestemming vragen voor het versturen van een nieuwsbrief. Moet jij nog een mail versturen om abonnees te vragen zich opnieuw aan te melden? Dan kun je onderstaande teksten gebruiken ter inspiratie voor het opstellen van de juiste tekst.

Organisatie 1

Beste nieuwsbrieflezer,

Wilt u ook na 25 mei de [bedrijf] nieuwsbrief blijven ontvangen? En op deze manier op de hoogte blijven van de kansen en ontwikkelingen voor de watersector in het buitenland? Geef via de button hieronder uw toestemming, zodat wij u de [bedrijf] nieuwsbrief kunnen blijven sturen.

Zoals u waarschijnlijk heeft gehoord treedt op 25 mei de nieuwe privacywetgeving in werking, de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Wij zijn ons aan het voorbereiden op deze nieuwe wetgeving. Onderdeel van deze nieuwe regelgeving is dat wij opnieuw uw toestemming moeten vragen om de [bedrijf] nieuwsbrief naar u te versturen. Dat kan eenvoudig via onderstaande link.

-> Ja, ik wil de [bedrijf] nieuwsbrief blijven ontvangen

Met de [bedrijf] Nieuwsbrief blijft u op de hoogte van de internationale activiteiten van de Nederlandse watersector. Dit biedt mogelijkheden voor uw bedrijf of organisatie om meer impact in het buitenland te realiseren.

Indien u niet via deze mail bevestigt dat u de [bedrijf] nieuwsbrief wilt blijven ontvangen, zult u per 25 mei worden uitgeschreven.

Organisatie 2

Blijf verbonden met [bedrijf]

Hallo [naam],

Voor [jouw bedrijf] zijn goede klantervaringen erg belangrijk. Daarom houden we u op de hoogte van het laatste nieuws over contactcentermanagement en thought leadership op het gebied van CX.

U kunt ons helpen met het aanbieden van informatie die relevant voor u is, in overeenstemming met de nieuwe voorschriften van de AVG. Klik daarvoor op de onderstaande link.
—> Ik blijf geabonneerd!*

Wilt u liever geen berichten meer van ons ontvangen? U kunt zich hier afmelden..
*Als u klikt op ‘Ik blijf geabonneerd!’ wordt vastgelegd dat u akkoord gaat met het Privacybeleid van [bedrijf] en worden de datum en tijd in de abonnementendatabase van [bedrijf] bijgewerkt. U kunt zich natuurlijk op ieder moment alsnog afmelden.

Organisatie 3

Hopelijk bent u nog steeds blij met onze digitale nieuwsbrief and news flashes waarin we periodiek een kort overzicht van de meest belangrijke en smaakmakende rechtszaken op ons vakgebied. We willen die graag blijven toesturen. Maar mocht u deze niet langer willen ontvangen, laat ons dit dan weten door op deze mail te replyen of stuur een mail naar [nieuwsbrief mailadres].

Deze mail ontvangt u in verband met de nieuwe AVG die vanaf 25 mei van kracht is in Europa. Om die reden hebben we natuurlijk ook onze privacy regelement moeten aanpassen. Wil u meer weten over hoe wij uw data gebruiken en wat uw rechten zijn, check dan onze privacy statement. Op onze website ([website]) vindt u altijd de laatste versie.

Met vriendelijke groet,
[afzender gegevens]

Dit bericht is verstuurd door [bedrijf], [KvK]. Op alle rechtsbetrekkingen met [bedrijf] is Nederlands recht en zijn de algemene voorwaarden van [bedrijf] van toepassing, die onder meer een beperking van aansprakelijk bevatten. De algemene voorwaarden zijn te raadplegen op [website]. Jurisdictie: Den Haag.

Organisatie 4

Hallo [naam],
Enige tijd geleden heb je een kaartje gekocht voor een programma in [bedrijf]. We willen je in de toekomst graag per e-mail als eerste op de hoogte blijven brengen van nieuwe concerten van de artiest(en) die jij in het verleden bezocht. We bieden in dit soort e-mails regelmatig een exclusieve fan-presale aan, zodat jij jouw kaartjes al aan kunt schaffen voordat de reguliere kaartverkoop start. Een kans die we je niet willen ontnemen!

Wil je e-mails over nieuwe concerten van door jou bezochte artiesten blijven ontvangen? Dan verzoeken we je dit te bevestigen via onderstaande knop:

–> Ja, blijf mij e-mailen[link]

Als je géén e-mails over terugkerende artiesten wilt ontvangen, dan hoef je niets te doen. Wij sturen je dan géén e-mails over nieuwe concerten na 24 mei.

Wat voor e-mails je kunt verwachten
Een voorbeeld van de e-mails die je mag verwachten vind je hier [link]. We sturen alleen een e-mail als een artiest die jij eerder bezocht, terugkeert naar een van onze zalen. Je ontvangt geen reclame of andere e-mails van ons en we delen je gegevens uiteraard nooit met derden.

Wil je je met een ander e-mailadres aanmelden?
Dat kan via dit formulier [link]. Je ontvangt dan ook elke donderdag onze nieuwsbrief.

Hopelijk tot snel!

Groeten,
[bedrijf]

Ps. Indien bovenstaande link niet werkt, ga dan naar de volgende url om je in te schrijven: [link bedrijf]

Waarom krijg je deze e-mail?
Je ontvangt dit bericht omdat vanaf 25 mei de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van kracht gaat. In de hele EU geldt dan dezelfde privacywetgeving onder de internationale naam GDPR. Zonder jouw toestemming kunnen we je e-mails over nieuwe optredens niet meer toesturen, een service waarmee we je eerder wel konden contacten bij de terugkeer van een artiest die je eerder bezocht. Voor meer informatie over de AVG, zie de website van de Autoriteit Persoonsgegevens [link].

Organisatie 5

Deze e-mail heeft een leuke originele titel.

Laat de AVG niet tussen ons komen.

Hallo [naam],
Zoekt u naar inspiratie voor het verbeteren van uw klantervaring? Wilt u op de hoogte blijven van komende contactcenterevenementen? Wilt u meer lezen over de nieuwste ontwikkelingen in de branche? Als u ons volgens de regels van de nieuwe AVG toestaat om contact met u op te nemen, kan [bedrijf] u informatie blijven sturen over onze webinars, blogs en nog veel meer!

[knip]
In de toekomst kunnen we u alleen over dit soort zaken informeren als u zich hieronder abonneert.
Ik blijf geabonneerd!* [link]

Wilt u liever geen berichten meer van ons ontvangen? U kunt zich hier afmelden. [link]

*Als u klikt op ‘Ik blijf geabonneerd!’ wordt vastgelegd dat u akkoord gaat met het Privacybeleid van [bedrijf] en worden de datum en tijd in de abonnementendatabase van [bedrijf] bijgewerkt. U kunt zich natuurlijk op ieder moment alsnog afmelden.

Organisatie 6

Beste [naam],

Sorry, sorry, ook van ons een mailtje over de AVG. De zoveelste waarschijnlijk. Maar ook wij moeten, zullen en willen jouw persoonlijke gegevens beschermen. Je kunt de door ons opgeslagen gegevens dan ook controleren of jezelf van de mailinglijst afhalen.

opslaan persoonsgegevens
[bedrijf] heeft geen eigen database met persoonsgegevens. Jouw gegevens zijn opgeslagen in Mailchimp en ons administratiesysteem Digitaal Kantoor. Als we grote bestanden versturen doen we dat via WeTransfer; zij ontvangen dan jouw e-mailadres.

Met bovengenoemde partijen hebben we een verwerkersovereenkomst gesloten. Dit houdt o.a. in dat zij aan de wettelijke beveiligingsverplichtingen voldoen en dat de opgeslagen gegevens alleen in opdracht van [bedrijf] gebruikt mogen worden. Wij gebruiken jouw persoonsgegevens (vaak alleen e-mailadres) om ons werk te versturen. Of om je op de hoogte te houden van nieuwe ontwikkelingen. Lees hier ons privacy statement [link].

website
Onze website bezoek je via een beveiligde (SSL) verbinding. Jouw IP-adres wordt niet opgeslagen en we maken alleen gebruik van technische, functionele en analytische cookies die niet van invloed zijn op je privacy.

nieuwsbrief
We zouden het leuk vinden om je af en toe op de hoogte te houden van onze activiteiten of je uit te nodigen voor een feestje. Als je onze mails wilt ontvangen, controleer dan je gegevens; vink e-mail aan, en klik op ‘Profiel bijwerken’ [link].

Als je dit niet wilt, kun je jezelf uitschrijven. Maar waarom zou je dát nou willen?

Voorbeeld mailings Engels

Ook willen wij enkele engelstalige voorbeeldteksten plaatsen. Eventueel kun je deze vertalen naar het nederlands of misschien heb jij een Engelse tekst nodig.

Organisation 1 – English

Heads-up from [company]

Hello advisers, consultants, sales managers, geeks, account managers, coaches, teachers, recruiters …

As you may know [company] helps you build personal relationships at scale with our video chat solution. On top of that we empower you with tips & tricks on how to interact with customers, how to advise your clients, or how to set your sales demos on . If you want to keep it that way we are obliged to ask you to opt-in for receiving our content:

–> Yes, I want to keep receiving awesome stuff

Now or never. This is it.

If you don’t opt-in by clicking the button above, we will have to unsubscribe you ourselves due to the General Data Protection Regulation (GDPR) that comes into effect on 25 May 2018.

Thanks for going this far with us,
[company]

Organisation 2 – English

GDPR: Action Required

The General Data Protection Regulation (GDPR) is a new law that goes into place May 25, 2018 that expands the definition of Personal Data for users in the European Union. We’d like to continue to keep in touch with you. In order to confirm that we may use your personal data (i.e. email address) to contact you, please click here [link]!

We promise our communications will not be excessive. We take your privacy seriously and will never use your personal data for anything other than to provide you with marketing, promotional, and other related communications.

Unsure what GDPR is? We’ve got you covered [link].

Industry News & Trends
……[the news letter continues]

Organisation 3 – English

Your action is required. Please read and then click the link below.
Your email address: [jouw email]

—> Click here to continue receiving emails from us [link]

Due to the upcoming General Data Protection Regulations (GDPR) we have updated our privacy policy and are also reconfirming our mailing lists.
You can read more about this new regulation here and see if it also affects your business.
www.itdwebdesign.com/how-gdpr-affects-how-you-do-business-worldwide
But FIRST, please take a moment to review the following terms, then click the link below if you decide to continue staying on our mailing list. You might receive this email multiple times up to May 24th, 2018 to make sure you have every opportunity to remain on our mailing list.

Marketing permission
We will only send you emails for the purpose of news and updates related to our products, policies, and services.

What to expect
At anytime you wish to withdraw your consent and stop hearing from us, simply click the unsubscribe link at the bottom of every email we send or contact us at info@joomlashowroom.com. We value and respect your personal data and privacy. To view our updated privacy policy, please visit our Refund/Privacy Policy page at [link] [website url refund-policy]

By clicking the link below, you will stay on our list and will continue receiving occasional emails from us. If you don’t click the button below, you will no longer hear from us after May 25th, 2018. So make sure you click the link below.

—> Click here to continue receiving emails from us [link]

Regards,
[website sender]

Organisation 4 – English

GDPR – [company] Newsletter

To adhere to the GDPR consent requirements, we would like you to confirm that you want to continue to receive the content [company] is sending you on a monthly basis. By receiving your confirmation, we will be able and continue to send you the newsletters after the 25th of May as well.

✓ Yes, keep me informed [link]